Elektronik Proje Kontrol ve Arşiv Bilgi Sistemi (EPKAS)
EPKAS Nedir?
İnternet , e-imza, süreç yönetim ve dijital arşiv teknolojilerinin bir arada kullanıldığı ve farklı aşamalarda bu teknolojilerden faydalanıldığı, mekândan ve çalışma saatlerinden bağımsız olarak çalışan, sürdürülebilirliği ve izlenebilirliği yüksek bir uygulama projesidir.
EPKAS ile;
• Yapı ruhsatı talebinde bulunan firma/vatandaşlar projelerini dijital ortamda e-imza ile imzalayarak web üzerinden Belediye süreç yönetimi uygulamasına yükler,
• Süreç adımlarında SMS/e-posta ile bilgilendirilir,
• Başvuru sahipleri ve müellifler başvuru ile ilgili aşamaları web sayfasından takip edebilir,
• Kontrol ve onay belediye mimar/mühendisleri tarafından dijital ortamda e-imzayla yapılır,
• Nihai olarak onaylanmış e-imzalı/zaman damgalı proje dosyaları, tarama işlemi gerektirmeden dijital arşive kaydedilir.
EPKAS İşleyiş
• Yapı Ruhsatı ve türevlerine ait yalnızca ilk başvuru belediye hizmet masalarında yapılır,
• Başvuru sahibi kendisi ve sorumlu kişilere (müellif)” ait kimlik ve iletişim bilgileri de başvurusunda belirtir. Başvuru esnasında proje dosyası istenmez,
• Bundan sonraki süreç e-belediye ve süreç yönetim sistemi üzerinden devam eder,
• Ruhsat başvuruları tanımlanan sürece göre ilgili ada parselde daha önce çalışan mimar/mühendise , proje m2 ‘sine ve sıra ile gibi otomasyon tiplerine bağlı olarak doğrudan atanır. Hem eşit iş yükü dağılımı sağlanır hem de şeffaf bir çalışma ortamı oluşturulur,
• Ruhsat projesini inceleyen bürolar süreç sisteminde istenirse grup olarak hareket edebilir (herhangi biri tarafından reddedilen proje tüm bürolarda kapanabilir, tüm büroların onayladığı proje ruhsat bürosuna aktarılır gibi.)
• Proje sorumluları “inşaat-makine-elektrik mühendisleri, mimar, Fenni Mesul, Yapı Denetim” gibi projenin bir kısmı ya da tamamından sorumlu teknik personel/firma olup, e-Belediye uygulamasından kullanıcı adı ve şifreleriyle giriş yaparak projelerini e-imza ile imzalayabilir, dosyalarını yükleyebilir,
• Belediyede Proje sorumlusu olarak projeyi inceleyen personel, sorumlu oldukları proje kısmındaki süreç değişiklikleri konusunda SMS/e-Posta ile anlık bilgilendir. Bu sayede müteahhit-yapı denetim-sorumlu mimar/mühendis arasında oluşabilecek iletişim sorunlarının önüne geçilmiştir,
• Süreç sonunda yapı ruhsatı verilerek kontrol birimlerince onaylandıktan sonra, hukuki geçerliliği olan e-imzalı orijinal proje dosyası, tarama gerektirmeden dijital arşive kaydedilir,
Kuruma Sağladığı Faydalar
EPKAS, Başbakanlık tarafından 2008 yılında yayınlanan 16 sayılı genelgede tanımlanan “Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı“ oluşturmaya yönelik olarak tasarlanmıştır.
• Belediyeye başvuran müelliflerin ve başvuru sahiplerinin iş yükünü azaltan,
• Belediye hizmetlerinin daha şeffaf, daha hızlı ve daha güvenilir verilmesini sağlayan,
• Personelin verimliliğini artıran,
• İş süreçlerini iyileştiren,
• Fiziksel arşivleme için ayrılan yer ihtiyacı ve israfının önüne geçen,
• Çıktıya olan ihtiyacı azaltarak kağıt israfını azaltan,
• Dijital teknolojilerden faydalanarak belediyelerdeki e-dönüşüm sürecini hızlandıran bir projedir.
