Belediye başkanının yanı sıra başkan yardımcısı ve birim müdürlerinin kendilerine ait randevuların takibi de yapılabilmektedir. Bunun için ajanda tanımlarından her bir yönetici ve sekreterinin ayrıca tanımlanması yeterli olacaktır. Bu sayede tüm yöneticilere ait bilgiler birbirinden bağımsız takip edilebilmektedir.
Bu modüldeki bir çok ekran diğer modüllerden farklı olarak özel ekranlarda tasarlanması nedeniyle birçok bilgiye ihtiyaç duyulduğunda kısa sürede bilgi edinilmesi mümkün olmaktadır.
ÖZEL KALEM PROGRAMI AŞAĞIDA BELİRTİLEN ÖZELLİKLERE SAHİPTİR.
Başkanı telefonla arayan vatandaş veya tüzel kişiliklere ait arama kayıtları tutulmaktadır. Herhangi bir konu talep ediliyorsa ilgili birime yönlendirilmesi
Arama kayıtları bazı alınarak randevu talepleri başkanın onayına sunulmakta, onay verilmesi durumunda arama kaydı randevu bilgisine dönüşmektedir.
Başkanın günlük randevuları mobil uygulama veya takvim uygulaması üzerinden takip edilmektedir.
Açılış, düğün vb. etkinlikler için başkanın katılmasının istendiği taleplerin takip edilmesi ve bu sayede vatandaştan talep edilen randevular raporlanabilmektedir.
Başkanın mahalle vb. ziyaretlerde kendisine iletilen talepler kayıt altına alınmaktadır. Bu talepler daha sonra ilgili birime yönlendirilmektedir.
Ziyaret, toplantı vb. durumlarda başkanın yapılmasını belirttiği konular kayıt altına alınmakta, ilgili birime yönlendirilmekte, son durumla ilgili bilgilere kısa sürede erişilebilmektedir.
Mobil uygulama üzerinden yeni verilecek randevuların hem başkan ve hem de özel kalem personeli tarafından koordineli şekilde yönetilmesi mümkündür.
Başkanın özel görüşmeleri için sadece başkan tarafından özel randevu kaydı girebilmektedir. Bu randevularla ilgili detay bilgiler görünmeyip sadece zaman bilgisi sekreter tarafından görülebilmektedir.
Başkan uygulamasından alınabilen raporların yönetim raporlarının MIS üzerinden de incelenebilmesi.
Başkanın ziyaretleri sırasında başkana iletilen taleplerin alınması ve bunların takip edilebilmesi mümkündür.
İleriki bir tarihte yapılacak işlerle ilgili sekterin hatırlatma bilgileri girebilmesi ve günlük olarak bu işlerin raporlanarak tamamlanan veya hatırlanmasına devam edecek işler görülebilmektedir.
Başkanla ilgili özel bilgiler (evlilik yıldönümü, doğum günleri, ilaç kullanım saatleri vb.) kayıt altına alınarak kısa sürede bu bilgilere erişilebilmektedir.
Yukarıda belirtilen özellikler başkan değil, başkan yardımcıları, birim müdürleri de dahil tüm yöneticiler ve sekreterleri tarafından da aynı şekilde kullanılabilmektedir. Her yönetici ve sekteri ajanda tanımlarından ilişkilendirilmesi sayesinde tüm yöneticilere ait bilgiler birbirinden bağımsız yürütülebilmektedir.
